適當利用Email

by TEXT:HOWEY、LUSITA ILLUSTRATION:telephone_fung

今時今日,幾乎每個人都擁有一個或多個電郵信箱,在工作上它更是不可或缺的工具。用電子通訊雖然方便,但也很容易產生種種不必要的誤會。使用電子郵件有一些基本技巧和原則:
1.    應防止私人郵件進入工作郵箱,以免混亂。
2.     在工作信箱中開設不同的文件夾,方便將不同類型的電郵分類。要清理垃圾郵件也方便得多。
3.     一些需要詳細作答的郵件,不妨先回覆「郵件收到,會盡快回答。」一來可減輕自己的壓力,二來可以讓對方放心。
4.     與其用「你收到我的電郵了嗎?」,不如問「你大概甚麼時候有時間回覆?」,對方便不會覺得你在指摘他了。
5.     給別人寫的郵件主題要明確,簡單清晰。大家都沒有太多時間和心思去閱讀長篇大論的內容,只有時間匆匆掠過,你也明白的!
6.     一些需要複雜交談或徹底解決的問題,盡量不要用電郵聯繫,否則很易引起不必要的誤會。

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